Pożegnanie z AWIZO

Firma cieszy się wysokim zaufaniem społecznym, a w tym roku listonosze znaleźli się wśród najbardziej szanowanych zawodów wg badań SW Reaserch. Jednocześnie Poczta to także awizo – bez wątpienia największy, ciągnący się od lat problemem wizerunkowy tej państwowej spółki. Podejmując się naprawy Poczty i stworzenia z niej nowoczesnej 
i dostosowanej do potrzeb współczesnego klienta firmy, obecny zarząd za jeden z ważnych  celów postawił sobie wyeliminowanie papierowego awizo. Usługi takie jak e-Polecony czy e-Doręczenia, czyli elektroniczne odpowiedniki tradycyjnej korespondencji, zyskują coraz większą popularność zarówno wśród klientów firmowych, jak i indywidulanych.

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

Wiele dziedzin naszego życia przenosi się do sieci. Również załatwianie spraw urzędowych. Świadczy o tym chociażby popularność aplikacji mObywatel, platformy ePUAP czy Internetowego Konta Pacjenta. Do tych usług, od 1 stycznia 2025 roku dołączył system e-Doręczeń. Osoby fizyczne czy przedsiębiorcy, rejestrując się w nim, mogą komunikować się z urzędami i instytucjami publicznymi w pełni on-line, zachowując taką samą prawną ważność korespondencji, jak w przypadku tradycyjnych listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Poczta Polska jest operatorem wyznaczonym systemu, czyli korzystamy z systemu, za jej pośrednictwem. Gospodarzem całego projektu cyfryzacji korespondencji jest zaś Ministerstwo Cyfryzacji.

Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń

Pierwszym krokiem jest założenie Adresu Doręczeń Elektronicznych (czyli ADE) na portalu gov.pl (dla osób fizycznych) lub biznes.gov.pl (dla przedsiębiorców). Porównując cały system do poczty e-mail (acz jest on o wiele bardziej bezpieczny), ADE to odpowiednik adresu e-mail. Rejestracja, jak i korzystanie z systemu to usługi publiczne, a więc korzystanie z nich jest bezpłatne.

Z e-Doręczeń nie muszą korzystać zwykli obywatele. Są one jednak obowiązkowe m.in. dla: urzędów publicznych, w tym samorządowych, zawodów zaufania publicznego (jak np.: adwokaci, komornicy), czy przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS. Od 1 lipca br. obowiązek obejmie też firmy zarejestrowane w CIDG, ale tylko te dokonujące zmian w rejestrze. Warto podkreślić, że nadawanie za pośrednictwem Poczty przesyłek elektronicznych przez obywateli i firmy - do podmiotów publicznych, jest bezpłatne.

ADE, PUH i inne…

By w pełni korzystać z usługi, warto nauczyć się 4, pojawiających się w jej ramach skrótów:

1.       ADE: Adres Doręczeń Elektronicznych, czyli nasz identyfikator w systemie e-Doręczeń, odpowiednik adresu e-mail, ale znacznie dłuższy.

2.       PURDE: Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, czyli elektroniczny list polecony za potwierdzeniem odbioru. W uproszczeniu – pojedyncza, wysyłana lub odbierana wiadomość, 

3.       PUH: Publiczna Usługa Hybrydowa, czyli usługa świadczona przez Pocztę Polska, polegającą na wydrukowaniu i fizycznym dostarczeniu listu nadanego PURDE do użytkownika, nie posiadającego ADE,

4.       BAE: Bazy Adresów Elektronicznych to urzędowy rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń (czyli ADE).

E-Polecony: szybka i bezpieczna komunikacja dla biznesu i nie tylko 
Warto pamiętać, że w systemie e-Doręczeń zawsze jedną stroną (nadawcą lub odbiorcą) korespondencji jest instytucja publiczna. Dla korespondencji między innymi podmiotami (np. firmą o osobą fizyczną), Poczta Polska stworzyła usługę e-Polecony.

Na czym ona polega? Tłumaczy Paweł Raczyński dyrektor departamentu transformacji cyfrowej i informatyki Poczty Polskiej: - E-Polecony to usługa, umożliwiająca elektroniczne wysyłanie i odbieranie korespondencji rejestrowanej między firmami, stowarzyszeniami oraz osobami fizycznymi. Przesyłki są szyfrowane i chronione, co zapewnia bezpieczeństwo danych. Koszt jednego e-Poleconego wynosi 1,79 zł netto, czyli wyraźnie mniej niż tradycyjny odpowiednik. Korzystając z obu usług, eliminuje się papierową korespondencję oraz nielubiane awiza.

Będzie jeszcze łatwiej

Choć na dziś ,nie ma dedykowanej aplikacji do usługi e-Doręczeń planowane jest uruchomienie odpowiedniej funkcjonalności w aplikacji mObywatel, by to w niej można było odbierać i nadawać wiadomości. Nie czekając na to, Poczta Polska, we współpracy z PKO BP (największym bankiem w Polsce z 12 milionami klientów) i KIR podpisało właśnie list intencyjny, by wszystkie te funkcje dostępne były w aplikacji banku.

Czy to naprawdę działa?

Na początku roku, gdy usługa stałą się obowiązkowa dla samorządów, pojawiły się zgłodzenia o problemach z logowaniem, nadawaniem i odbieraniem przesyłek itp. Skala problemu okazała się jednak marginalna. Błędy, według danych Poczty Polskiej, dotyczyły jedynie około 7 tys. przesyłek na ponad 3,5 mln wszystkich zrealizowanych. Firma zapewnia, że podjęto też działania naprawcze i dziś system działa bez zarzutu.

W walce z wykluczeniem cyfrowym

Wszystko to brzmi bardzo nowocześnie. Ale co z osobami, które nie chcą lub nie mogą, np. ze względy na wykluczenie cyfrowe, korzystać z tego cyfrowego systemu? - Z myślą o nich, Poczta Polska świadczy Publiczną Usługę Hybrydową. W jej ramach, nadana elektrycznie wiadomość zostanie przez Pocztę wydrukowana (w zautomatyzowanych i zapewniających bezpieczeństwo danych warunkach) i dostarczona osobie nie posiadającej jeszcze ADE, czyli niekorzystającej z e-Doręczeń – tłumaczy Raczyński.

Przyszłość Usług Cyfrowych

Cyfryzacja staje się kluczowym elementem nowoczesnego społeczeństwa, a Poczta Polska, mimo wyzwań i opisywanych trudności, podąża za tym cyfrowym trendem. Jeśli e-Doręczenia i e-Polecony staną się tak popularne, jak choćby platforma ePUAP czy IKP, problemy papierowych awizo zostawianych przez listonoszy w skrzynkach, (bez względu na to czy adresat jest w domu, czy nie oraz kolejek po odbiór korespondencji), zostanie wyeleminowany. Może to wpłynąć bardzo pozytywnie na wizerunek całej instytucji, będącej w procesie wdrażania  ogłoszonego w sierpniu ub. roku Planu Transformacji.