Krajowy System e-Faktur - co musisz wiedzieć, zanim zacznie obowiązywać?

Źródło: Canva

Jak będzie wyglądało wystawianie e-faktur? Kto będzie musiał z nich korzystać i kiedy taka faktura będzie uznawana za wystawioną? Zobacz, co mówią na ten temat eksperci z zespołu doradców Agraves.

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

- Faktury papierowe, ale też część faktur elektronicznych, które nie będą odpowiadały wymogom Ministerstwa Finansów, wygasną definitywnie, gdy Krajowy System e-Faktur stanie się w pełni obowiązkowy dla przedsiębiorców, w tym rolników – nie ma wątpliwości Agata Kołacka, specjalistka ds. rozliczeń w zespole doradców Agraves.

Krajowy System e-Faktur – czym będzie?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest platformą, która pozwala na wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanym formacie XML (e-faktury ustrukturyzowane).

- Aktualnie KSeF jest nieobowiązkowy i przedsiębiorcy korzystają z niego dobrowolnie. Celem tego systemu ma być ujednolicenie i usprawnienie procesu fakturowania w Polsce oraz zapewnienie autentyczności i czytelności dokumentów księgowych – mówi Agata Kołacka.

To zmieni się jednak w ciągu kilku miesięcy. Obowiązek e-fakturowania w Polsce zostanie wprowadzony:

•  1 lutego 2026 r. – dla podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł;
• 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Dodatkowo, przewidziano jeszcze jedno odroczenie dla najmniejszych podatników tzw. "wykluczonych cyfrowo", których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie). Ci podatnicy zostaną objęci obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Czytaj też:
Silos na kiszonkę to budynek czy budowla? Jakim podatkiem powinien być objęty?

Format i data wystawienia e-faktury

Wymagany format faktury to KSeF XML. Po dostarczeniu e-faktury do KSeF zostanie ona opatrzona znacznikiem czasu i unikalnym numerem identyfikacyjnym (KSeF ID), a poświadczenie odbioru faktury (UPO) zostanie zwrócone wystawcy faktury.

- W praktyce oznacza to, że za datę wystawienia faktury uznawany będzie moment wysyłki dokumentu do systemu KSEF, nie sama czynność wystawienia dokumentu. To bardzo istotna zmiana dla przedsiębiorców w stosunku do dotychczasowego procesu - podkreśla Agata Kołacka.

Po przesłaniu do KSeF faktura jest uznawana za wystawioną i nie ma potrzeby drukowania jej zwizualizowanej postaci.

- To pokazuje, że już niedługo sektor księgowości, zdominowany do tej pory przez dokumenty papierowe, będzie musiał stać się w znacznym stopniu cyfrowy. Możemy wydrukować taką fakturę i przekazać ją odbiorcy, jednak taki dokument będzie musiał spełniać kilka dodatkowych wymogów, np. posiadać dodatkowy kod QR generowany z systemu KSeF. Forma papierowa/pdf nie będzie jednak miała żadnej mocy prawnej, jedynie będzie obrazem faktury wystawionej w KSeF - wyjaśnia Agata Kołacka.

Czytaj też:
Zakładanie gospodarstwa rolnego - o czym warto pamiętać?