System KSeF nie odróżnia wydatku na gospodarstwo od zakupu prywatnego

Źródło: wiescirolnicze.pl

– Dla każdego rolnika, który rozlicza się z podatku VAT, KSeF oznacza ogromną zmianę w codziennych obowiązkach. Między innymi od teraz każda faktura za zakupy, takie jak nawozy, części czy paliw, będzie przechodzić przez rządowy system – mówi Joanna Dominiak, księgowa w zespole doradców Agraves.

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

Wiele biur rachunkowych planuje pobierać faktury klientów bezpośrednio z KSeF. Brzmi to jak ułatwienie, ale w rzeczywistości to poważne ryzyko. Dlaczego?

– System KSeF nie odróżnia wydatku na gospodarstwo od zakupu prywatnego. Brak mechanizmu autoryzacji dokumentów przez rolnika przed ich importem z systemu KSeF generuje wysokie ryzyko operacyjne dla księgowości – informuje Joanna Dominiak.

Błąd w kwalifikacji kosztów

Krajowy System e-Faktur nie rozpozna przeznaczenia wydatku. Automatyczne księgowanie zakupów prywatnych jako firmowych niesie ryzyko błędów w deklaracjach VAT i w konsekwencji sankcji skarbowych.

– Pobierając dokumenty bez akceptacji klienta, biuro przejmuje na siebie odpowiedzialność za ich zasadność. W razie kontroli to przedsiębiorca jest zmuszony udowodnić, że zweryfikował zakup. Automatyzacja pozbawia go tej roli, obciążając rzetelność biura – tłumaczy księgowa Agraves.

Problemy z duplikacją dokumentów oraz ryzyko finansowe

W obiegu hybrydowym (KSeF, faktury zagraniczne, dokumenty papierowe) brak ludzkiej kontroli drastycznie zwiększa ryzyko dwukrotnego ujęcia tego samego kosztu.

Co więcej, brak selekcji to de facto akceptacja wszelkich roszczeń, w tym faktur błędnych lub zawyżonych, co uderza w interes finansowy klienta.

Rolnicy muszą interesować się swoimi fakturami

Krajowy System e-Faktur ma przede wszystkim ułatwić obsługę faktur. Rolnicy powinni jednak pamiętać, by nie zrzucać wszystkich obowiązków na swoich księgowych lub biura rachunkowe.

– Nie może być tak, że rolnicy nie będą się w ogóle interesować KSeF i wyjdą z założenia, że ich księgowi zajmą się wszystkim. Rolnicy również muszą być na bieżąco ze wszystkimi fakturami – nie ma wątpliwości Joanna Dominiak.

Jednocześnie zwraca też uwagę, że rolnicy powinni korzystać z odpowiednich programów do obsługi KSeF. Bezpłatnym programem, który pozwoli spełnić wszystkie wymogi KSeF jest system Elvio z modułem Fakturomat, który działa jako inteligentny „bezpiecznik” między KSeF a programem księgowym.

– To rolnik decyduje, co jest kosztem zanim dane trafią do księgowości. Odpowiedzialność merytoryczna pozostaje tam, gdzie powinna, czyli u przedsiębiorcy – mówi księgowa Agraves.