Nowy system od 2026 roku. Którzy rolnicy unikną nowego obowiązku?
Rolnik ryczałtowy prowadzi uproszczoną księgowość. Nie wystawia standardowych faktur sprzedaży, a obowiązek sporządzenia faktury VAT RR, dokumentującej dokonaną przez niego sprzedaż produktów rolnych, spoczywa na drugiej stronie transakcji – czyli na nabywcy.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
Czym jest Krajowy Rejestr e-Faktur (KSeF)? Ważne daty
Krajowy Rejestr e-Faktur (KSeF) jest platformą teleinformatyczną służącą do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tworzonych według określonej struktury. KSeF jest systemem ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, który już działa, jednak na razie korzystanie z niego jest dobrowolne.
Czytaj też: Kultowa farma na sprzedaż. 700 tys. ha za rekordową kwotę
Obowiązek wdrożenia KSeF wprowadzany będzie etapami. Od 1 lutego 2026 roku dotyczyć będzie największych przedsiębiorstw (o wartości sprzedaży brutto przekraczającej 200 mln zł w 2024 roku), natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmie pozostałych czynnych podatników VAT. Wyjątkiem będą przedsiębiorcy, których łączna sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł brutto miesięcznie. Ich obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie od 1 stycznia 2027 roku.
Czy rolnicy ryczałtowi będą zobowiązani do korzystania z KSeF?
KSeF stanie się obowiązkowy dla rolników będących czynnymi podatnikami VAT. Natomiast rolnicy ryczałtowi od 1 kwietnia 2026 roku będą mieć wybór. Oznacza to, że nie zostanie im automatycznie narzucony obowiązek fakturowania VAT RR w systemie.
Jeśli rolnik ryczałtowy nie podejmie w systemie żadnej decyzji, jego nabywcy będą kontynuować wystawianie faktur VAT RR w dotychczasowej, tradycyjnej formie – jako dokumenty papierowe lub pliki elektroniczne poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Jeżeli natomiast rolnik ryczałtowy będzie chciał, aby faktura VAT RR została wystawiona przez nabywcę w KSeF, będzie musiał wówczas złożyć w systemie specjalne oświadczenie. Potwierdzi w nim, że jest rolnikiem ryczałtowym i wskaże numer NIP nabywcy. Na tej podstawie ten ostatni uprawniony będzie do wystawiania w imieniu rolnika faktur VAT RR w KSeF. Po złożeniu wspomnianego oświadczenia przez rolnika, nabywca będzie miał obowiązek wystawiać dla niego wszystkie faktury wyłącznie w KSeF. Rolnik w każdym momencie będzie mógł jednak złożone przez siebie oświadczenie odwołać. Kiedy to zrobi, nabywca będzie zobowiązany powrócić do wystawiania dla niego faktur w formie tradycyjnej.
Dodatkowo warto pamiętać o tym, że w przypadku korzystania z KSeF muszą być w nim wystawiane nie tylko faktury, ale także wszystkie ich ewentualne korekty.
Czytaj też: Masz ciągnik? Nie wszyscy rolnicy pamiętają o tym obowiązku
Nowe zasady fakturowania dla rolników ryczałtowych: Korzyści z KSeF
Chociaż nowe zasady fakturowania dla rolników ryczałtowych nie są obowiązkowe, to jednak – jak informuje Ministerstwo Finansów – korzystanie z KSeF może przynieść im znaczne korzyści.
System zapewni automatyczne i bezpieczne archiwizowanie faktur przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Dzięki temu wyeliminowane zostanie ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia. Rozwiązanie takie zapewniać ma także większe bezpieczeństwo. Wszystkie faktury trafiać będą bowiem do centralnej bazy, co zapobiegać ma oszustwom czy próbom podrobienia dokumentów. Dodatkowo zgromadzenie ich w jednym miejscu stanowić ma ułatwienie w przypadku ewentualnych kontroli.
Korzystanie z KSeF nie będzie wymagało posiadania płatnych programów. Ministerstwo Finansów zapewni darmowe narzędzia ułatwiające dostęp i obsługę systemu: Aplikację Podatnika KSeF dostępną od listopada 2025 roku oraz Aplikację Mobilną KSeF – od 1 lutego 2026 roku. Poza tym od 1 kwietnia 2026 roku logowanie do KSeF umożliwiać ma aplikacja mObywatel.
Czytaj też: Owiń drzewa tą opaską. Albo w przyszłym roku zapomnij o owocach
