Faktura VAT oraz VAT RR – czym się różnią i co muszą zawierać?

Źródło: stock

– Co do zasady obowiązek wystawienia faktury VAT spoczywa na podatnikach podatku od towarów i usług. Istotne, by była ona wystawiona w dwóch egzemplarzach w formie papierowej lub elektronicznej – mówi Agata Kołacka, specjalistka ds. rozliczeń w zespole doradców Agraves.

Co musi być na fakturze?

Poprawnie wystawiona faktura VAT powinna zawierać dane takie jak:

• data wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który będzie identyfikował fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numery NIP, zarówno sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług;
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi;
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cena jednostkowa netto;
• kwoty opustów lub obniżek cen,
• wartość sprzedaży netto;
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwota należności ogółem.

Kiedy powinna zostać wystawiona faktura?

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Co do zasady obowiązek wystawienia tego dokumentu następuje podczas:

• sprzedaży, dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz innego podatnika podatku VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, (chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT),
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz podmiotu innego niż w pierwszym podpunkcie,
• otrzymaniu całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub wykonaniem usługi, czyli w przypadku otrzymania zaliczki.

Faktura VAT RR – kiedy jest stosowana i co musi zawierać?

Faktura VAT RR jest stosowana w transakcjach z rolnikiem ryczałtowym.

– Rolnik ryczałtowy, sprzedając produkty rolne, nie wystawia faktury jako sprzedawca, lecz otrzymuje ją od kupującego jako fakturę VAT-RR – wyjaśnia Agata Kołacka.

Dokument ten powinien zawierać elementy określone wyżej dla faktury VAT oraz dodatkowe informacje takie jak:

• numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy,
• kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych,
• oświadczenie o treści: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 Ustawy o podatku od towarów i usług”.

Faktura VAT RR – pamiętajcie o podpisach! 

Faktura VAT RR również powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach – jedna dla rolnika ryczałtowego, a druga dla kupującego.

Na dokumencie należy wykazać i wypłacić rolnikowi kwotę zryczałtowanego podatku określoną stawką 7 procent. Dla czynnego podatnika VAT kwota ta zwiększa kwotę podatku naliczonego.

– Bardzo ważnym elementem dokumentu są wspomniane wcześniej podpisy obu stron, czyli sprzedawcy i nabywcy. Ich brak wyklucza możliwość uznania takiej faktury za fakturę VAT RR, a tym samym nie stanowi podstawy do odliczenia kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku – opowiada Agata Kołacka, specjalistka ds. rozliczeń w zespole doradców Agraves.

Ponadto, dodaje: – Faktura VAT RR jest pod tym względem wyjątkiem. Poza tą fakturą, wystawianą przez nabywającego towary i usługi od rolnika ryczałtowego, żadne inne faktury nie muszą być podpisywane ani przez nabywców, ani przez sprzedawców.

Czytaj także: Rolnik ryczałtowy a faktura

Pomyłka na fakturze – co zrobić?

Co w przypadku gdy faktura wystawiona jest błędnie? Wszystko zależy od rodzaju błędu.

Ustawa o VAT przewiduje dwa sposoby korygowania błędnych danych podanych w fakturach. Chodzi o wystawienie faktury korygującej (przez sprzedawcę), bądź noty korygującej (przez nabywcę).

– Do naprawienia istotnych błędów na fakturze m.in. takich jak nieprawidłowa cena, data dostawy czy stawka vat, służy wystawienie faktury korygującej. Wystawia się ją również, gdy warunki transakcji uległy zmianie, np. nastąpiła dopłata lub potrącenie ceny za sprzedane towary – mówi Agata Kołacka.

Z kolei nota korygująca to dokument, którego się nie księguje. Wystawia go nabywca faktury, gdy stwierdzi drobne błędy formalne, które nie wpływają na prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku VAT. Są to np. błędny numer NIP, adres kontrahenta czy błąd w nazwie firmy. Dokument ten wymaga jednak akceptacji wystawcy faktury, która zawiera błędy.