Krajowy System e-Faktur (KSeF) już od lutego! Co muszą wiedzieć rolnicy?
– Wprowadzenie KSeF ma wpłynąć przede wszystkim na usprawnienia fakturowania oraz księgowania. System ma przyczynić się do automatyzacji obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji, a ponadto zredukować liczbę pomyłek, które pojawiają się podczas ręcznego wpisywania danych – mówi Maksymilian Mruk, księgowy Agraves.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
Jednocześnie dodaje: – KSeF będzie pozwalał na archiwizację faktur przez dekadę, chroniąc je przed zgubieniem.
Przygotuj się na KSeF!
Żeby dobrze przygotować się na wdrożenie KSeF rolnicy powinni zweryfikować swój status VAT i przeanalizować dotychczasowe obroty. Pomimo, że wymóg wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF zależy od osiąganego obrotu podatnika i został odroczony, to obowiązek odbierania takich faktur przy użyciu KSeF będzie dotyczył każdego podatnika, niezależnie od wielkości jego sprzedaży. Zatem odroczenie stosuje się tylko do aktywnego wystawiania faktur, a nie do ich przyjmowania.
– Warto na bieżąco monitorować informacje na stronie ksef.podatki.gov.pl oraz przetestować Aplikację Podatnika KSeF 2.0 i nadać niezbędne uprawnienia w Module Certyfikatów i Uprawnień – zaleca Maksymilian Mruk.
Żeby móc korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie w systemie.
– Jako osoba fizyczna prowadząca gospodarstwo rolne, jednoosobową działalność gospodarczą lub jako rolnik ryczałtowy w celu uwierzytelnienia się można użyć Podpisu Zaufanego (metoda darmowa) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego – wyjaśnia księgowy Agraves.
Faktura zakupowa, czyli rolnik jako nabywca
Korzystając z KSeF trzeba pamiętać, że za datę otrzymania faktury uznawana będzie data udostępnienia jej w KSeF poprzez przydzielenie numeru systemowego, niezależnie od terminu jej pobrania. Jeśli rolnik ryczałtowy nie posiada numeru NIP, to nie otrzyma w KSeF danej faktury zakupowej.
– W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej sprzedawca będzie musiał udostępnić fakturę papierowo lub jako PDF. Taki dokument będzie posiadał kod QR umożliwiający jego weryfikację w systemie. Z kolei jako data otrzymania faktury będzie uznawana data jej faktycznego otrzymania przez rolnika poza systemem KSeF – opisuje księgowy Agraves.
Co ważne, będzie istniała także możliwość, że nabywca, na własną prośbę, otrzyma kod QR/link do faktury, co umożliwi jej pobranie z KSeF bez konieczności uwierzytelniania się bezpośrednio w systemie.
Faktury VAT RR a KSeF
Mimo obowiązywania KSeF obowiązkowe nie będzie wystawianie w tym systemie faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA. Taka funkcja będzie przewidziana, ale jedynie jako opcja fakultatywna.
– Aby umożliwić wystawianie faktur VAT RR w KSeF, rolnik ryczałtowy musi udzielić uprawnienia swojemu nabywcy towarów lub usług rolniczych będącemu czynnym podatnikiem VAT. Co więcej, konieczne jest również złożenie oświadczenia potwierdzającego status rolnika ryczałtowego – mówi Maksymilian Mruk.
Księgowy Agraves dodaje: – Kiedy uprawnienie będzie przyznane, każda transakcja między rolnikiem ryczałtowym a wskazanym podatnikiem VAT będzie udokumentowana fakturą VAT RR przy użyciu KSeF do odwołania.
Z kolei jeśli rolnik nie złoży stosownego oświadczenia w KSeF oraz nie wskaże nabywcy, faktura VAT RR będzie mogła być wystawiona poza tym systemem tak jak obecnie.
Wyłączenia z KSeF
Chociaż KSeF co do zasady będzie obowiązkowy, to Ministerstwo Finansów przewiduje też pewne wyłączenia od tego systemu. Zaliczają się do nich między innymi usługi przejazdu autostradą płatną, usługi przewozu osób, np. kolejami, taborem samochodowym, a także faktury, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej - konsument.
Całkowicie poza KSeF mają być wystawiane także dokumenty, które nie są fakturami jak np. faktury pro forma, dowody wewnętrzne, noty uznaniowe i obciążeniowe, rachunki w rozumieniu ordynacji podatkowej.
Co w przypadku awarii lub braku internetu?
W ramach prac nad KSeF zostały przewidziane też rozwiązania offline, które mają być stosowane jedynie w przypadku problemów technicznych.
– Jeżeli problem będzie leżał po stronie podatnika i wynikał na przykład z braku internetu, to fakturę będzie trzeba przesłać do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym – mówi Maksymilian Mruk.
W sytuacji, gdy zaplanowane są prace serwisowe, faktura będzie musiała zostać dosłana nie później niż w następnym dniu roboczym po ich zakończeniu.
Z kolei gdy Ministerstwo Finansów ogłosi tryb awaryjny (np. w razie awarii KSeF), termin na przesłanie dokumentu do systemu wydłuża się do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
