Ta faktura nie jest przesyłana do KSeF
W obrocie gospodarczym często spotykamy się z dokumentami wystawionymi przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
– Dla wielu przedsiębiorców różnica między fakturą proforma a zaliczkową bywa niejasna, co może prowadzić do błędów w księgowości. Tymczasem zrozumienie różnicy między nimi jest kluczowe – mówi Agata Kołacka, specjalistka ds. rozliczeń w Agraves.
W rolnictwie faktury proforma i zaliczkowe pojawiają się najczęściej przy dużych zakupach – maszyn rolniczych, nawozów, kwalifikowanego materiału siewnego czy środków ochrony roślin.
„Zaproszenie” do zapłaty
Faktura proforma to „zaproszenie do zapłaty”, która w myśl ustawy o VAT nie jest fakturą, zatem nie jest przesyłana do KSeF i przekazywana jest odbiorcy całkowicie poza systemem. Proforma to w rzeczywistości oferta handlowa lub informacja o cenie, ubrana w formę przypominającą fakturę.
– Informuje nabywcę, ile ma zapłacić, aby transakcja doszła do skutku. Często służy jako podstawa do wykonania przelewu. Wystawienie proformy nie rodzi obowiązku podatkowego, ponieważ nie wykazuje się jej w deklaracjach VAT ani w plikach JPK – wyjaśnia Agata Kołacka.
– Dokument ten jest wystawiany przed jakąkolwiek płatnością i przed dostawą towaru przez sprzedawcę np. dealera maszyn przy zakupie ciągnika rolniczego – dodaje specjalistka Agraves.
Proforma zazwyczaj ma określony "termin ważności" (np. 7 dni). Jeśli zapłata będzie po terminie, cena na fakturze zaliczkowej lub końcowej może być już inna.
Faktura zaliczkowa musi trafić do KSeF!
Faktura zaliczkowa jest potwierdzeniem wpływu środków - dokument ten wystawia się po otrzymaniu pieniędzy, ale przed wydaniem towaru.
– W odróżnieniu do faktury proformy, faktura zaliczkowa to pełnoprawny dokument księgowy. Z chwilą otrzymania zaliczki powstaje obowiązek podatkowy w VAT. Sprzedawca musi odprowadzić podatek, a nabywca ma prawo do jego odliczenia – mówi Agata Kołacka.
Wystawia ją sprzedawca, gdy kontrahent wpłaci część lub całość kwoty przed realizacją zamówienia. Wystawienie powinno nastąpić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę (choć najczęściej wystawia się ją od razu po zaksięgowaniu wpłaty).
– Przykładowo, jeśli 20 stycznia wpłacono 10 000 zł zaliczki na kombajn, dealer musi wystawić fakturę zaliczkową najpóźniej do 15 lutego. Po otrzymaniu dokumentu rolnik (będący na VAT) może na jego podstawie odliczyć podatek, mimo że kombajnu jeszcze nie ma na podwórku – tłumaczy Agata Kołacka.
Co ważne, faktury zaliczkowe docelowo muszą być wystawiane w systemie KSeF.
Podatnik VAT czynny, który wpłaci zaliczkę na poczet przyszłej dostawy produktów rolnych od rolnika ryczałtowego, nie może wystawić faktury zaliczkowej VAT RR. W tym przypadku podatnik, aby odliczyć podatek VAT wystawia dokument wewnętrzny oraz zachowuje w dokumentacji potwierdzenie przelewu z banku.
Faktura końcowa, czyli “zamknięcie” transakcji
Faktura końcowa (nazywana w KSeF rozliczeniową) to dokument, który „zamyka” całą transakcję. W rolnictwie jest ona kluczowa, ponieważ to właśnie ten dokument potwierdza, że maszyna czy towar zostały fizycznie dostarczone.
Faktura końcowa nie opiewa na całą wartość towaru "od zera", ale uwzględnia to, co zostało już zapłacone i udokumentowane fakturą zaliczkową. Dokument ten pozwala odliczyć pozostałą część podatku VAT (tę, której nie odliczyliśmy przy fakturze zaliczkowej).
– Jeśli jesteś rolnikiem czynnym (VAT), faktura końcowa, tak samo jak zaliczkowa, powinna trafić do Ciebie przez system KSeF. Pamiętaj, że faktura końcowa musi „widzieć” fakturę zaliczkową w systemie, a sprzedawca musi poprawnie powiązać te dokumenty – mówi Agata Kołacka.
I dodaje: – Wystawiając fakturę w KSeF, kluczowym wymogiem technicznym jest konieczność podania w fakturze końcowej unikalnego numeru KSeF faktury zaliczkowej, co pozwala systemowi na automatyczne powiązanie całej transakcji.
- Tagi:
- KSeF
