Płatności gotówką czy przelewem? Czym jest mechanizm podzielonej płatności?

Źródło: Canva

Przedsiębiorcy dokonujący transakcji muszą pamiętać o limicie płatności gotówką. W przypadku jego przekroczenia warto skorzystać z mechanizmu podzielonej płatności. Czym on jest i do jakiej kwoty można płacić gotówką? Kiedy nie obowiązują za to żadne limity?

Transakcje gotówkowe

W przypadku transakcji między przedsiębiorcami limit płatności gotówkowych wynosi 15 tys. zł brutto.

– Co ważne, limit ten nie dotyczy osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są przedsiębiorcami, mogą one rozliczać się w dowolnej formie, bez narzuconych limitów – tłumaczy Milena Łukaszczyk, specjalistka ds. rozliczeń w zespole doradców Agraves.

Limit transakcji gotówkowych dotyczy za to transakcji między przedsiębiorcą krajowym i zagranicznym. 

– Zatem jeżeli kwota na fakturze wyrażona jest w walucie obcej, trzeba ją przeliczyć według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego przed datą transakcji – wyjaśnia Milena Łukaszczyk.

Przedsiębiorcy powinni również pamiętać, że limit 15 tys. zł brutto dotyczy całej kwoty transakcji, a nie pojedynczych płatności. Dlatego nawet jeśli płatność odbywa się w ratach lub zaliczkach, jej forma powinna być uzależniona od całkowitej kwoty transakcji. Jeśli okaże się, że jest ona wyższa niż wspomniane 15 tys. zł brutto, nie może odbywać się jako płatność gotówkowa.
Przekroczenie kwoty 15 tys. zł brutto będzie również oznaczało, że kupujący nie będzie mógł zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli nabywca chce uwzględnić wydatek w kosztach, musi zapłacić przelewem za taką transakcję.

– Z kolei sprzedawca może przyjąć płatność powyżej 15 tys. w gotówce lub przelewem, gdyż jest to przychód który należy wykazać i który wymaga opodatkowania – mówi Milena Łukaszczyk.

Mechanizm podzielonej płatności obowiązuje rolników będących czynnymi podatnikami VAT

W przypadku płatności powyżej 15 tys. zł brutto warto rozważyć wykorzystanie tzw. mechanizmu podzielonej płatności. Polega on na tym, że płatność realizowana jest jednym przelewem. Następnie w systemie banku następuje rozdzielenie płatności na kwotę netto i kwotę VAT, która trafia automatycznie na rachunek VAT odbiorcy.

– Metoda ta jest obowiązkowa przy towarach i usługach podlegających odwrotnemu obciążeniu, czyli przenoszeniu obowiązku rozliczania VAT ze sprzedawcy na kupującego – wyjaśnia Milena Łukaszczyk.

Stosowanie metody podzielonej płatności obowiązuje rolników będących czynnymi podatnikami VAT. Dotyczy to przede wszystkim transakcji pomiędzy dwoma rolnikami czynnymi VAT lub rolnikiem czynnym VAT a firmą. 

– Mechanizm ten może mieć również zastosowanie w transakcjach między rolnikiem, czynnym podatnikiem VAT a rolnikiem ryczałtowym lub osobą prywatną, lecz nie jest obowiązkowy. W tej sytuacji oznacza to że rolnik ryczałtowy jako sprzedawca nie jest zobowiązany do stosowania MPP. Jednak w odwrotnej sytuacji jako nabywca może otrzymać fakturę do opłacenia powyższą metodą, którą należy opłacić, przelewając osobno kwotę netto oraz VAT na 2 konta bankowe – tłumaczy Milena Łukaszczyk.

Czytaj także: Zmiany w VAT w 2025 roku

Mechanizm podzielonej płatności nie dla każdego
Co ważne, nie każdy przedsiębiorca może jednak skorzystać z mechanizmu podzielonej płatności. Nie dotyczy on osób, które:
•    nie prowadzą działalności gospodarczej (konsumenci),
•    są przedsiębiorcami, lecz otrzymują faktury bez kwoty podatku VAT (od podatników zwolnionych z VAT),
•    rozliczają się gotówką lub kartą.
Środkami zgromadzonymi na rachunku VAT można dysponować w bardzo ograniczony sposób. Możliwe jest m.in. opłacenie:
•    należnego podatku VAT do urzędu skarbowego,
•    składek z tytułu ubezpieczenia społecznego (ZUS, KRUS),
•    podatku dochodowego,
•    podatku akcyzowego,
•    zwrotu kwoty VAT z tytułu korekty faktury.
W przypadku gdy nie ma możliwości wykorzystania pieniędzy na rachunku VAT do rozliczenia powyższych opłat, można złożyć bezpłatny wniosek do urzędu skarbowego o uwolnienie tych środków, czyli przekazanie ich na rachunek firmowy. Środki przekazane z rachunku VAT na rachunek firmowy nie podlegają w korzystaniu żadnym ograniczeniom. Po złożeniu takiego wniosku Urząd skarbowy ma 60 dni na decyzję.