KSeF puka do bram gospodarstwa. Rewolucja w fakturach VAT RR. Co musi wiedzieć rolnik?

Źródło: stock

Zbliżające się wielkimi krokami "elektroniczne" fakturowanie od dawna wzbudza wiele emocji. Denerwują się przedsiębiorcy, denerwują się jednak także niektórzy rolnicy, którzy nie wiedzą - na jakich zasadach ma to dla nich przebiegać.

W związku z wieloma niejasnościami, Ministerstwo Finansów publikuje cyklicznie różnego rodzaju filmu instruktażowe.

Jedno ze szkoleń dotyczyło także rolników ryczałtowych.

ZOBACZ WIDEO MINISTERSTWA FINANSÓW:

KSeF a wystawianie faktury dla rolników. Jak ma to wyglądać?

Po pierwsze: kto wystawia fakturę? Jak opowiada resort, podstawowa zasada pozostaje nienaruszona: to nabywca produktów rolnych (np. mleczarnia, ubojnia, skup zbóż), będący czynnym podatnikiem VAT, wystawia fakturę VAT RR w imieniu rolnika.

Rolnik nie musi więc kupować programów do fakturowania ani siedzieć przed komputerem, by wystawić dokument. Robi to za niego druga strona transakcji.

Jak zaznacza ministerstwo, od 1 kwietnia 2026 r. faktury VAT RR mogą, ale nie muszą być wystawiane w KSeF.

Mówiąc wprost: jeśli rolnik ryczałtowy nie chce korzystać z systemu, wszystko zostaje po staremu. Jeśli jednak rolnik wyrazi zgodę, faktura trafi wówczas do ministerialnej chmury.

I teraz ważne: aby nabywca mógł wystawić e-fakturę w KSeF, rolnik musi go do tego upoważnić. Rolnik wskazuje więc konkretnego nabywcę w systemie jako uprawnionego do fakturowania w jego imieniu.

Jeśli rolnik zdecyduje się na wejście do systemu KSeF, musi przygotować się na jedną istotną zmianę formalną. System e-Faktur opiera się bowiem na numerach identyfikacji podatkowej.

Oznacza to, że rolnik ryczałtowy chcący korzystać z KSeF musi posługiwać się numerem NIP. Sam numer PESEL w cyfrowym systemie fakturowania nie wystarczy. To wymóg techniczny, bez którego "cyfrowe drzwi" pozostaną zamknięte.

KSeF. Jak rolnik ryczałtowy zobaczy swoją fakturę?

Ministerstwo Finansów przewidziało sytuację, w której rolnik godzi się na KSeF, ale nie chce logować się do skomplikowanych portali rządowych.

Rozwiązaniem jest tzw. dostęp anonimowy. Dostawca (nabywca towaru), po wystawieniu faktury w KSeF, będzie musiał dostarczyć rolnikowi jej wizualizację.

Co to oznacza w praktyce? Rolnik otrzyma po prostu wydruk lub plik PDF, który wygląda jak faktura, ale posiada specjalny kod QR. Po zeskanowaniu tego kodu smartfonem, rolnik uzyska podgląd oryginalnej faktury w systemie ministerstwa. 

Co z kolei, jeśli skup chce wystawić fakturę, a KSeF ma akurat awarię lub brakuje sieci? Działa wtedy tzw. tryb offline. Nabywca wystawia fakturę z kodem QR od razu (żeby rolnik mógł wyjechać z towarem i dokumentem), a do systemu KSeF przesyła ją później - zazwyczaj ma na to jeden dzień roboczy. Dla rolnika ważna jest data z dokumentu, który otrzymał do ręki.

KSeF a rolnictwo. Bezpieczeństwo i archiwizacja faktur 

Warto wiedzieć, że jeśli faktura została wystawiona w KSeF, rolnik nie ma obowiązku jej drukowania i przechowywania w domu przez 5 lat. Oryginał jest bezpieczny w "cyfrowym skarbcu" Ministerstwa Finansów przez 10 lat. Oczywiście, warto zachować otrzymaną od skupu wizualizację z kodem QR dla własnej wiedzy i porządku.

Czytaj też:
Od czego można odliczyć podatek VAT w gospodarstwie rolnym?